Administration

I den här avdelningen hittar du information om olika administrativa rutiner inom Svenska Fäktförbundet.

Söka ersättning

Beställa/betala mot faktura

Office365

Attestering

Förskott

Regelverk


Söka ersättning – använd Kontek

Om du har ersättning att fordra av Svenska Fäktförbundet – ersättning för utlägg, arvode, traktamente, bilersättniung – måste du begära utbetalning via det digitala lönesystemet Kontek.

Du loggar in på Kontek vida denna sida: https://rf.hrm.kontek.se/HRM/

Lär dig Kontek!

Alla anspråk på ersättning hanteras digitalt via systemet Kontek. Kontrollnivån är hög eftersom SvFF behöver följa de krav som skattelagstiftning och annan lagstiftning samt god redovisnings- och förvaltningssed ställer.

Vi tror att det krävs av var och en att man utbildar sig i Kontek. Vi har inte resurser att utbilda alla genom enskild support. Därför har vi tagit beslutet att support på Kontek enbart lämnas till dig som har genomgått den utbildning i Kontek som vi tagit fram.

Du hittar vår digitala utbildning i Kontek här

När utbetalas ersättning?

Utbetalning sker den siste i respektive månad. Då utbetalas då ersättning för alla räkningar som nått attestansvarig senast den 25:e i månaden.

Skaffa konto i Kontek

Vill du söka ersättning och saknar inloggning i Kontek?

Begär inloggning till Kontek via detta formulär


Beställa/betala mot faktura

Svenska Fäktförbundet hanterar fakturor digitalt och varje hantering av pappersfaktura är kostsam. Tänk på:

  • Att i första hand begära att leverantören fakturerar via e-faktura. Om det inte är möjligt är pdf-faktura ett bättre alternativ än pappersfaktura.
  • Att uppge namn på den person som är attestansvarig för resultatenheten som ska belastas med kostnaden. Om det är flera resultatenhet inblandade ska du välja enbart ett namn och i första hand då prioritera den resultatenhet som kommer att belastas mest mest. Namnet ska uppges som referens på fakturan.
  • Att uppge nummer på den resultatenhet som ska finnas med som referens på fakturan.

Om du inte själv är attestansvarig behöver du bekräfta din beställning och ovanstående uppgifter hos din uppdragsgivare.

Fakturauppgifter hittar du här


Office365

Du som är engagerad i Svenska Fäktförbundet och i SDF har möjlighet att skaffa ett Office365-konto under O365-domänen fencing.se.

Utbildning Office365 (rekommenderas)

Här hittar du vår introduktionsutbildning i Office365

Beställningar Office 365

Här kan du göra beställningar angående Office365-konton


Attestering av fakturor, reseräkningar och utlägg

Vi använder digital attestering med Visma Approval för att attestera fakturor. 

För attestering av reseräkningar, utlägg och arvoden använder vi Kontek.

Att attestera en faktura eller en reseräkning innebär att du intygar:

  • Att kostnaden är korrekt och ska belasta Svenska Fäktförbundet
  • Att valt konto är korrekt
  • Att kostnaden belastar rätt resultatenhet

Vem som har attestansvar för en viss resultatenhet framgår av vår attestordning. Nedan kan du ladda ned Svenska Fäktförbundets kontoplan och attestordning i pdf-format. Lägg märke till att dessa uppdateras ibland.

Du hittar manualer för attestering i teamsgruppen “Alla i Svenska Fäktförbundet”.


Förskottsbeställning / Förskottsredovisning

Om du vill begära förskott för utgifter du beräknar ha i samband med ett uppdrag du genomför åt Svenska Fäktförbundet har du möjlighet att begära ett förskott. En begäran om förskott behöver lämnas till generalsekreteraren på särskild blankett senast två veckor före den dag utbetalning ska ske. Ansökan ska skrivas under av den attestansvarige för det uppdraget avser. Var ute i god tid med din förskottsansökan!

Här finns blanketten för ansökan om förskott

Efter genomfört uppdrag ska du redovisa dina utgifter så fort som möjligt men allra senast inom två veckor.


Regelverk

Regelverket för ersättningsnivåer och redovisningar finns i Svenska Fäktförbundets arbetsordning

Systemen har även byggts upp med utgångspunkt i gällande lagstiftning och myndighetsförordningar.